O final do ano se aproxima e nessa época normalmente as pessoas procuram fazer uma faxina naqueles amontoados de comprovantes de pagamento, que por muitas vezes aparentam apenas servir para “juntar poeira”. Entretanto, é extremamente importante arquivarmos os comprovantes de pagamentos de nossas contas mensais, isto porque, mesmo sendo da responsabilidade da instituição financeira o ônus de provar que a operação foi realizada ou não, quanto ao pagamento de contas mensais, o consumidor deve ter todos os documentos possíveis em mãos, a fim de evitar riscos e perdas, visto que os comprovantes de pagamento têm tempo determinado para ficarem guardados. Porém, cada tipo de conta possui um prazo diferente do que chamamos de prescrição (a perda do direito de acionar judicialmente determinada cobrança de valores, devido ao decurso de determinado período de tempo).
A prescrição, em regra, ocorre em dez anos, quando a lei não tenha fixado prazo inferior, conforme dispõe o artigo 205 do Código Civil. Destaque-se que o artigo 206 traz os prazos específicos de prescrição.
Entre os mais importantes, destaco os mais corriqueiros em nossa região: o de cinco anos é um prazo bem aplicado pela lei e serve de base para arquivamento de vários tipos de comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone, gás, IPTU, Imposto de Renda e outros tributos, plano de saúde, quitação de consórcio, mensalidade escolares e de curso superior, de serviços de profissionais liberais (médicos, advogados, professores, peritos, contadores, etc), de direitos trabalhistas de empregados urbanos, já os rurais são de dois anos apenas; os recibos de quitação de alugueis devem ser arquivados por três anos, já as taxas de condomínio são por dez anos ou pelo período em que estiver no imóvel; recibo de quitação de hospedagem é de um ano; os recibos de quitação de imóvel devem ser guardados até o registro definitivo da escritura feita no Cartório de Registro de Imóveis, já que é nesse momento em que se adquire a propriedade plena do imóvel.
Uma informação muito importante, que nos ajudará a livrar-nos de um amontoado de papeis, é exigir daquelas empresas que prestem serviços públicos ou privados de forma contínua, que nos envie uma declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior, especificamente no mês de maio. Essa declaração substituirá os demais recibos do ano anterior. De acordo com o Decreto 12007⁄2009 só terão direito a referida declaração àqueles consumidores que estiverem em dia com todas as parcelas mensais do ano anterior.
Assim, a preocupação maior será em apenas arquivar um documento só, que servirá para comprovar todos os pagamentos do ano anterior. Esse é um direito de todo cidadão e deve ser exigido, mesmo quando a empresa não cumpre a determinação legal.
Outro lembrete que ajudará a evitar muita dor de cabeça é sempre tirar cópia dos comprovantes de pagamento no papel termossensível, e arquivar a cópia pelo período indicado pela lei, até que se ocorra a prescrição, uma dica simples, porém pouco seguida pelas pessoas de forma geral. De qualquer forma, todos os comprovantes de pagamento podem ser digitalizados em um computador, para maior segurança de todos.
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